Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher
I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
1. Allgemeine Hinweise
2. Unterstützte Dateiformate
II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Behörde
1. Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
3. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
b) Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises
III. Ansprechpartner/-in
IV. Rechtliche Hinweise
Die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.
I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Es werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG):
Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden
• durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
• bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;
• bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mailkontos erkennen lässt.
Unsere Verwaltung unterstützt folgende Wege dieser rechtlichen zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:
a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS), Details beschreiben wir unter: II. 3. a)
b) Mithilfe von Web-Anwendungen in Verbindung mit sicherer elektronischer Identi-fizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises, Details finden Sie unter: II. 3. b)
1. Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
2. Unterstützte Dateiformate
Die folgenden Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation werden von der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher unterstützt:
- TIFF
- JPG/JPEG
- PNG
Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt, ob die mit ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 20 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher keine weitere Mitteilung.
II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Behörde
1. Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an z.B.: rathaus(at)vg-speicher.de geschickt werden.
2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos bei der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren (https://nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten über die VPS versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Zur Registrierung wählen Sie bitte unter https://www.nutzerkonto.service.rlp.de den Menüeintrag „Jetzt registrieren“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
Die virtuelle Poststelle regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Die Kernelemente der virtuellen Poststelle sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden.
Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
vg-speicher(at)poststelle.rlp.de
Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter:
https://ldi.rlp.de/e/kompetenzen/anwendungen/rlp-middleware/
3. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
Die elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden. Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge).
Zugelassene Verfahren, die die Schriftform ersetzen, sind:
a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).
Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen Sie Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.
Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseiten der Bundesnetzagentur veröffentlicht: https://www.elektronische-vertrauensdienste.de
Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
vg-speicher(at)poststelle.rlp.de
Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Denn über die VPS können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die mit einer qeS versehen sind, direkt aus der VPS heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung senden. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (umgangssprachlich die sog. Signaturkarte) eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters.
Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter den in Gliederungspunkt II. 2 genannten Quellen.
b) Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises
Eine unmittelbare Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ersetzt die Schriftform, § 3 Abs. 2 Nr. 1 VwVfG. Bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze muss dafür zusätzlich ein sicherer Identitätsnachweis (eID-Funktion des neuen Personalausweises) nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen, § 3a Abs. 2 Satz 5 VwVfG.
Erklärung: Die elektronische Erklärung erfolgt in der von der Behörde zur Verfügung gestellten Maske (Formular). Die elektronische Anwendung fungiert wie ein Formular, das aus der Ferne ausgefüllt wird. Die Behörde kann durch die technische Ausgestaltung der zur Verfügung gestellten Anwendung und die eröffneten Auswahl- oder Ausfüllfelder selbst steuern, welche Erklärungen abgegeben werden können, und Manipulationen ausschließen. Wird ein Formular nicht durch ein von der Behörde bereit gestelltes Eingabegerät ausgefüllt, sondern über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt, muss zusätzlich ein Identitätsnachweis erfolgen. Dies geschieht durch die bei der Ausgabe des Personalausweises bzw. bei Aufenthaltstiteln aktivierte Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion).
Die von uns bereitgestellten Web-Anwendungen finden Sie unter der URL:
https://www.rlpdirekt.de/verfahren/?place=Verbandsgemeinde%20Speicher
III. Ansprechpartner/-in
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Speicher, so stehen wir Ihnen unter der Rufnummer 06562 64-17 oder per E-Mail an rathaus(at)vg-speicher.de zur Verfügung.
IV. Rechtliche Hinweise
Die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Speicher sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.